Zgodnie z przepisami sprzedaż na kasie fiskalnej należy wykazać w momencie powstania obowiązku podatkowego na gruncie VAT. Tenże obowiązek powstał w dniu dokonania dostawy, czyli 10 grudnia 2015 r. w odniesieniu do całej kwoty - 1.500 zł. W związku z tym sprzedawca pod datą 10 grudnia 2015 r. jest zobligowany do zewidencjonowania Należy jednak zwrócić uwagę, że w ustawie pojawił się zakaz wymian pamięci fiskalnych w kasach z kopią papierową. To oznacza, że po zapełnieniu pamięci fiskalnej w kasie podatnik będzie musiał zakupić kasę ONLINE lub kasę z kopią elektroniczną (pod warunkiem, że zakup tej drugiej nastąpi przez 31 grudnia 2022 r.). Przedsiębiorca nie ma obowiązku ewidencjonowania sprzedaży przy pomocy kasy fiskalnej. W tym miejscu zaznaczmy również, że zwolnienie przy płatności BLIK może dotyczyć także sprzedaży internetowej towarów. Otóż w załączniku do rozporządzenia stanowiącym wykaz czynności zwolnionych z obowiązku ewidencjonowania wskazano w poz Jeżeli transakcja doszła do skutku, to nie ma możliwości jej anulowania. W przypadku, gdy sprzedaż została udokumentowana paragonem z kasy fiskalnej, a nastąpił zwrot towaru do paragonu, sprzedawca powinien dokonać kilku czynności, a mianowicie: dokonać zapisu w ewidencji zwrotów towaru (zeszyt zwrotów), a pod zapis podpiąć Kasa fiskalna dla dentysty i lekarza jest obowiązkowa. Ponadto od lipca 2021 roku lekarze ci mają obowiązek rejestrowania sprzedaży na kasie fiskalnej online, zatem przysługuje im prawo do skorzystania z ulgi na zakup tej kasy. Co do zasady ulga na zakup kasy online przysługuje zarówno czynnym podatnikom VAT, jak i podatnikom VAT Jeśli błąd przy wystawianiu paragonu zdarzy się na jeszcze otwartym paragonie, możesz bez problemu skorygować swoją pomyłkę. Anulowanie paragonu fiskalnego w tym przypadku wymaga tylko kilku kliknięć na kasie – zazwyczaj trzeba go najpierw zsumować, a potem usunąć. W zależności od producenta będzie to najczęściej przycisk . Na wyświetlaczu kasjera urządzenie fiskalne może wyświetlać błędy. Poniżej prezentujemy tabelę najczęściej pojawiających się błędów w kasie fiskalnej ELZAB (Online). Aby szybko wyszukać dany błąd i przyczynę jego powstania oraz sposób postępowania naciśnij na klawiaturze CTRL + F i wpisz treść błędu. Komunikat na wyświetlaczu kasjera Przyczyna/sposób postępowania WOLNE DZIAŁANIE KASY FISKALNEJ - SPOWOLNIENIE Uszkodzona pamięć chroniona. Wezwij serwis AKTYWNA ZWORA SERWISOWA Kasa jest w trybie serwisowym, w którym sprzedaż jest i włączyć kasę. Jeżeli komunikat pojawi się ponownie – wezwijserwis. AWARIA DRUKARKI Odłączony lub uszkodzony mechanizm drukujący. Wyłączyć i włączyć kasę. Jeżeli komunikat pojawi się ponownie - wezwij serwis. BŁĄD PODCZAS ODCZYTU PAMIĘCI FISKALNEJ Błąd podczas odczytu danych z pamięci fiskalnej. Wezwij serwis. BŁĄD TESTU ZAPISU PAMIĘCI FISKALNEJ Błąd testowego zapisu/odczytu pamięci fiskalnej. BŁĄD W ILOŚCI Niezgodna liczba miejsc po przecinku w podanej ilości towaru i w jego definicji. BŁĄD W NUMERZE NIP Błędnie wprowadzono numer NIP (występuje przy wpisie NIP i fiskalizacji kasy). BŁĘDNA DATA Błędnie wprowadzono datę (np. miesiąc poza możliwym zakresem) BŁĘDNE HASŁO Podczas próby wykonania raportu rozliczeniowego wprowadzono błędne hasło dostępu do tej funkcji. BŁĘDNE NUMERY RAPORTÓW Błędnie wprowadzono numery raportów (numer poza możliwym zakresem). BŁĘDNY ZAKRES Błędnie wprowadzono zakres raportów (np. data końcowa wcześniejsza od początkowej). BŁĘDNY ZAKRES NUMERÓW Błędnie wprowadzono zakres raportów (numer końcowy wcześniejszy od początkowego). BRAK DANYCH KASJERA Brak zdefiniowanego kasjera o podanym haśle lub numerze. BRAK DANYCH DO WYDRUKU Brak wydruku, żadne dane nie spełniają podanych kryteriów. BRAK DANYCH UŻYTKOWNIKA Nie zostały wprowadzone dane użytkownika do nagłówka wydruków. BRAK INTERNETU W celu zapewnienia komunikacji kasy z serwerami Ministerstwa Finansów wymagane jest podłączenie kasy do internetu. Sprawdź poprawność konfiguracji połączenia. BRAK KOMUNIKACJI Z MODUŁEM INTERFEJSOWYM Wezwij serwis. BRAK KWITU Brak kwitu usługi czasowej o podanym parametrze (numer, dane klienta, data i czas). BRAK MIEJSCA NA DODATKOWY KOD KRESKOWY Brak możliwości dodania kolejnego dodatkowego kodu kreskowego. BRAK MODUŁÓW Brak modułów komunikacyjnych podłączonych do kasy. BRAK MOŻLIWOŚCI EDYCJI Nie ma możliwości edycji wybranej pozycji. Dane pole/definicja nie podlega zmianom. BRAK NOŚNIKA Została wywołana funkcja związana z zapisem/odczytem danych na zewnętrzny nośnik USB (np. zapis grafik do kasy, odczyt towarów z kasy) przy braku podłączonego nośnika. Podłącz odpowiedni nośnik typu pendrive do złącza USB kasy i powtórz operację. BRAK OSTATNIEGO PARAGONU Brak danych do wydruku lub podglądu z kopii elektronicznej, w związku z brakiem paragonu w pamięci chronionej. BRAK PAMIĘCI FISKALNEJ Brak pamięci fiskalnej lub pamięć odłączona. Wezwij serwis. BRAK PAMIĘCI PENDRIVE Została wywołana funkcja związana z zapisem/odczytem danych na zewnętrzny nośnik USB (np. zapis grafik do kasy, odczyt towarów z kasy) przy braku podłączonego nośnika. Podłącz odpowiedni nośnik do złącza USB kasy i powtórz operację. BRAK PAMIĘCI CHRONIONEJ Brak pamięci chronionej lub pamięć odłączona. Wezwij serwis. BRAK PAPIERU, UZUPEŁNIJ PAPIER Należy założyć nową rolkę papieru w drukarce. BRAK PLIKUBRAK PLIKÓW Z GRAFIKAMIBRAK PLIKÓW Z TOWARAMI Brak plików lub odpowiedniej struktury katalogów na podłączonym zewnętrznym nośniku USB. BRAK RAPORTÓW W ZESTAWIE Brak raportów do wydruku – żaden z raportów nie został przypisanydo zestawu raportów danego rodzaju kasjera. BRAK RODZAJU KASJERA Należy uzupełnić definicję kasjera i przypisać kasjerowi rodzaj BRAK STAWEK PODATKU Należy zdefiniować obowiązujące stawki podatkowe w kasie. BRAK STAWKI PODATKU Stawka podatkowa użytego towaru nie została zdefiniowana lub jest stawką rezerwową. Należy przypisać zdefiniowane stawki podatkowe w definicji każdego z towarów. BRAK TOWARÓW W BAZIE Brak zdefiniowanych towarów w bazie kasy. Baza towarowa pusta. BRAK TOWARU O KODZIE: XXX Brak zdefiniowanego towaru w bazie o podanym kodzie kreskowym. BRAK TOWARU O PODANEJ NAZWIE Brak zdefiniowanego towaru w bazie o podanej nazwie. BRAK TOWARU W BAZIE Brak zdefiniowanego towaru w bazie pod podanym numerem PLU. BRAK TOWARU Z POCZĄTKIEM NAZWY Brak zdefiniowanego towaru w bazie o podanym początku nazwy. BRAK UPRAWNIEŃ Kasjerowi nie zostały przyznane uprawnienia do uruchomienia danej funkcji. BRAK ZDEFINIOWANYCH CENNIKÓW Wywołana funkcja wymaga zdefiniowania cenników wykorzystywanych przy automatycznym naliczaniu opłat za usługę czasową. BRAK ZDEFINIOWANYCH ELEMENTÓW Wywołanie funkcji kasowania definiowanego elementu (np. waluty) w przypadku jego braku. BRAK ZDEFINIOWANYCH KLAWISZY Próba uruchomienia trybu pracy kasy SZYBKA SPRZEDAŻ przy braku zdefiniowanych klawiszy szybkiej sprzedaży. Zdefiniuj klawisze. BRAK ZDEFINIOWANYCH OKRESÓW Cennik, który ma zostać uwzględniony przy automatycznym naliczaniu opłat za usługę czasową, nie posiada zdefiniowanych okresów. BRAK ZDEFINIOWANYCH WIĄZAŃ Wywołanie funkcji kasowania wiązania towarów w przypadku braku tych wiązań. BRAK ZEZWOLENIA NA UPGRADE Repozytorium nie zezwala na upgrade oprogramowania. Wezwij serwis. BRAK ZMIANY WALUTY DO WYKONANIA Próba wykonania zmiany waluty ewidencyjnej przy braku zdefiniowania jej definicji. Zdefiniuj walutę ewidencyjną. DATA WCZEŚNIEJSZA NIŻ W PAMIĘCI FISKALNEJ Podana data nie może być wcześniejsza niż data ostatniego zapisu do pamięci fiskalnej. DOKUMENT DO WYDRUKOWANIA Nacisnąć ZATWIERDŹ by dokończyć operację wydruku. DYSK PRAWIE PEŁNY lub DYSK PEŁNY Kończy się wolne miejsce lub brak wolnego miejsca na zewnętrznym nośniku podłączonym do kasy. HASŁO JUŻ ISTNIEJE Hasło jednoznacznie identyfikuje kasjera. Podczas definiowania hasła kasjera wprowadzono hasło używane już przez innego kasjera. KASA W TRYBIE FISKALNYM Kasa znajduje się w trybie fiskalnym. Nie można wykonać tej funkcji – jest ona dostępna wyłącznie w trybie szkoleniowym. KASA W TRYBIE SZKOLENIOWYM Kasa znajduje się w trybie szkoleniowym – niefiskalnym. Nie można wykonać tej funkcji – jest ona dostępna wyłącznie w trybie fiskalnym. KASA ZABLOKOWANA Wezwij serwis. KASJER MA OTWARTĄ ZMIANĘ Nie można skasować kasjera, który ma otwartą zmianę. KASJER MA ZAMKNIĘTĄ ZMIANĘ Nie można wykonać raportu końca zmiany kasjera, który ma zamkniętą zmianę. KASJER WYLOGOWANY Żaden z kasjerów nie jest zalogowany. W celu prowadzenia sprzedaży na kasie należy zalogować kasjera. KLAWIATURA ZABLOKOWANA Dotykowy ekran kasjera zabezpieczony przed przypadkowym dotknięciem. W celu odblokowania ekranu należy krótko nacisnąć przycisk włącz/wyłącz z przodu kasy. KOD KRESKOWY JUŻ ISTNIEJE Próba przypisania do towaru kodu kreskowego istniejącego już w bazie. KOREKTA CZASU WYKRACZA POZA DOBĘ Korekta czasu wykracza poza bieżącą dobę. MODUŁ FISKALNY NIEZAINICJOWANY Pakiet główny nie jest zainicjowany. Wezwij serwis. NALEŻY JUŻ WYKONAĆ RAPORT DOBOWY WYKONAĆ RAPORT TERAZ? Kasa sygnalizuje że poprzedni dzień sprzedaży nie został zakończony raportem fiskalnym dobowym. Komunikat ma jedynie charakter przypomnienia i nie blokuje sprzedaży na kasie. Po 48 godzinach od wystawienia pierwszego paragonu, po którym nie został wykonany raport fiskalny dobowy, w celu prowadzenia dalszej sprzedaży na kasie należy wykonać zaległy raport. NASTĘPNY PRZEGLĄD PRZED: Kasa ma włączoną funkcję przypominania przed raportem fiskalnym dobowym o terminie następnego przeglądu. W celu wykonania raportu dobowego należy nacisnąć klawisz ZATWIERDŹ. NIEAKTYWNA ZWORA SERWISOWA Wywołana funkcja wymaga uaktywnienia zwory serwisowej przez serwisanta. NIEPOPRAWNA NAZWA Nazwa zawiera niedozwolone znaki lub jest za długa/za krótka. NIEZAKOŃCZONY MIESIĄC Raport okresowy miesięczny może być wykonany tylko dla zakończonych miesięcy (z punktu widzenia daty). NIEZEROWE LICZNIKI ILOŚCI I WARTOŚCI Liczniki ilości i wartości sprzedaży dla danego towaru są niezerowe. Wywołana funkcja wymaga wyzerowania liczników. NIEZGODNA PAMIĘĆ CHRONIONA - NUMER UNIKATOWYNIEZGODNA PAMIĘĆ CHRONIONA - NUMER KOLEJNY Pamięć chroniona nie jest zgodna z pamięcią fiskalną. Wezwij serwis. NIEZGODNA PAMIĘĆ CHRONIONA - BRAK INICJALIZACJI Pamięć chroniona nie zawiera danych inicjujących (sygnatury producenta) NIEZGODNA PAMIĘĆ FISKALNA – ADRESNIEZGODNA PAMIĘĆ FISKALNA – NUMER UNIKATOWY Wezwij serwis. NIEZGODNA PAMIĘĆ PROGRAMU Wezwij serwis. NIEZNANY KOD ODBLOKOWUJĄCY Wprowadzono błędny kod odblokowujący sprzedaż po okresie użytkowania kasy z wprowadzonym kodem czasowym. NIEZGODNY TPMNIEZAINICJOWANY TPM Wezwij serwis. NIEZAINICJOWANY TPM PRZEZ SP TPM niezainicjowany kluczami docelowymi przez serwer producenta. Wezwij serwis. NISKIE NAPIĘCIE AKUMULATORA GŁÓWNEGO Podłączyć kasę do zasilania sieciowego i włączyć ją. Jeżeli komunikat pojawia się pomimo, że kasa była podłączona do zasilania przez kilka godzin. Wezwij serwis. NISKIE NAPIĘCIE AKUMULATORA ZEGARA Wezwij serwis. NOŚNIK NIEZNANY Zewnętrzny nośnik podłączony do kasy nie został rozpoznany przez kasę lub ma błędną strukturę. Podłącz inny nośnik. OTWARCIE SZUFLADY ZABLOKOWANE Szuflada nie może zostać otwarta - ustawiono opcję blokady otwarcia szuflady w ustawieniach kasy. OTWARTA DOBA Wywołana funkcja możliwa jest do wykonywania tylko po wykonaniu raportu dobowego fiskalnego, a przed pierwszym paragonem. OTWARTY PARAGON Wywołana funkcja wymaga zakończenia paragonu. PAMIĘĆ FISKALNA W TRYBIE TYLKO ODCZYT Prawidłowy stan pracy kasy to tryb zapis/odczyt. Tylko w tym trybie możliwe jest wystawianie paragonów i wykonywanie raportów fiskalnych dobowych. Kasa może przejść do trybu tylko odczyt w wyniku wykonania raportu rozliczeniowego, zapełnienia lub uszkodzenia pamięci fiskalnej. Wezwij serwis. PARAGON JEST ANULOWANY Operacja anulowania paragonu została zakończona. PARAMETR POZA ZAKRESEM Wprowadzona wartość parametru nie mieści się w dozwolonym zakresie. PEŁNA BAZA TOWARÓW Zapełniona baza towarowa kasy. PEŁNA PAMIĘĆ CHRONIONA W pamięci chronionej brak jest wolnego miejsca na zapis kolejnych wydruków. Wezwij serwis. PLIK JUŻ ISTNIEJE Plik istnieje już na nośniku i nie można go stworzyć ponownie. Aby ponownie utworzyć plik należy skasować istniejący. POZYCJA PARAGONOWA Z NARZUTEM Próba wprowadzenia rabatu oraz narzutu na pozycję, na którą wcześniej zdefiniowano już narzut. POZYCJA PARAGONOWA Z RABATEM Próba wprowadzenia rabatu oraz narzutu na pozycję, na którą wcześniej zdefiniowano już rabat. PRZEKROCZONA MAKSYMALNA LICZBA ZMIAN Została przekroczona liczba dopuszczalnych zmian stawek podatkowych lub waluty ewidencyjnej. PRZEKROCZONY DZIENNY LIMIT KOREKTY Korekta wskazań zegara możliwa tylko w zakresie +- 120 minut w ciągu jednej doby. Został przekroczony dzienny limit korekty. PUSTA NAZWA Próba zapisu pustego ciągu znaków np. podczas definicji formy płatności. RABAT LUB NARZUT ZABRONIONY Próba wprowadzenia rabatu lub narzutu na pozycję sprzedaży towaru wyłączonego z rabatu/narzutu w bazie towarowej. RABAT LUB NARZUT ZBYT DUŻY Próba wprowadzenia rabatu lub narzutu na pozycję lub paragon w wysokości większej niż zdefiniowane w ustawieniach limity. RABAT LUB NARZUT ZEROWY Próba wprowadzenia rabatu lub narzutu na pozycję lub paragon w wysokości równej 0,00. RODZAJ AKTUALNIE UŻYWANY Próba usunięcia rodzaju kasjera, do którego jest przypisany aktualnie zalogowany kasjer. SKASOWANA PAMIĘĆ RAM Wezwij serwis. SPRZEDAŻ NA KASIE BĘDZIE ZABLOKOWANA OD: Od podanej daty na kasie nie będzie można wystawiać paragonów, należy skontaktować się ze sprzedawcą kasy w sprawie jej odblokowania. SPRZEDAŻ ZABLOKOWANA - UPŁYNĄŁ CZAS Zakończył się okres użytkowania kasy podany kodem czasowym. Skontaktuj się serwisem, do czasu odblokowania kasy sprzedaż nie jest możliwa. TAKIE STAWKI JUŻ ISTNIEJĄ Próba zapisania kompletu stawek podatkowych, które są zgodne ze stawkami aktualnie zapisanymi w kasie. TOWAR JEST OPAKOWANIEM Ostatnia pozycja sprzedaży dotyczy towaru, który jest opakowaniem i nie podlega rabatom/narzutom TOWAR O PODANEJ NAZWIE JUŻ ISTNIEJE Próba zapisania towaru o nazwie istniejącej już w bazie. W kasie nie może być dwóch towarów o takiej samej nazwie. Należy pamiętać, że kasa, zgodnie z obowiązującymi przepisami, przy sprawdzaniuunikalności nazwy towaru pomija wprowadzoną spację. TOWAR ZABLOKOWANY Towar zablokowany w bazie towarowej. Nie można sprzedawać towaru zablokowanego. TRWA INNA FUNKCJA Poczekaj na zakończenie uruchomionej wcześniej operacji. TRWA ROZPOZNAWANIE MODUŁÓW Trwa operacja wykrywania modułów komunikacyjnych podłączonych do kasy. TRWA WYDRUK Zajęty bufor wydruku. Nowy wydruk będzie możliwy po zakończeniu poprzedniego. TRWA WYKRYWANIE NOŚNIKA Trwa operacja wykrywania zewnętrznego nośnika podłączonego do kasy. TYMCZASOWY BŁĄD LOGA Wezwij serwis. USZKODZONA PAMIĘĆ OPERACYJNA Wezwij serwis. USZKODZONA PAMIĘĆ CHRONIONA Wezwij serwis. USZKODZONA PAMIĘĆ PROGRAMU Wezwij serwis. UWAGA! CENNIK NIEZDEFINIOWANY: BRAK PRZYPISANEGO TOWARU W definicji cennika nie został wskazany towar, który zostanie wydrukowany na pozycji paragonu podczas sprzedaży usługi czasowej, o wartości naliczonej automatycznie w oparciu o dany cennik. Należyuzupełnić brakującą pozycję w definicji cennika. WYKONAJ RAPORT DOBOWY Wywołana funkcja możliwa jest do wykonywania tylko po wykonaniu raportu dobowego fiskalnego, a przed pierwszym paragonem. WYKONAJ RAPORT KOŃCA ZMIANY Kasjer ma zbyt duże wartości sprzedaży, wymagane jest zamknięcie zmiany. WYKONAJ RAPORT MIESIĘCZNY CZY WYKONAĆ RAPORT TERAZ? Kasa sygnalizuje, że poprzedni miesiąc sprzedaży nie został zakończony raportem okresowym miesięcznym. WYMAGANY NOŚNIK Z SYSTEMEM PLIKÓW FAT Zewnętrzny nośnik podłączony do kasy nie został rozpoznany przez kasę lub ma błędną strukturę. Podłącz inny nośnik. ZA DUŻA WARTOŚĆ PARAGONU Suma sprzedaży na cały paragon jest zbyt duża (przekracza dopuszczalną wartość 9999999,99). ZA DUŻA KWOTA PARAGONU, WYKONAĆ? Suma sprzedaży na cały paragon jest zbyt duża (przekracza dopuszczalną wartość określoną w parametrach kasy przez operatora) ZABLOKOWANA ZMIENNA CENA Brak możliwości zmiany ceny dla danego towaru. ZBYT DUŻA KOREKTA CZASU Korekta wskazań zegara możliwa tylko w zakresie +/- 120min. ZBYT DUŻO ZMIAN TOWARÓW, WYKONAJ RAPORT DOBOWY Przepełniony licznik rejestracji zmian w bazie towarowej kasy. Wykonaj raport dobowy w celu wyzerowania licznika. ZEROWA LUB ZA DUŻA WARTOŚĆ POZYCJI Wartość pozycji sprzedaży (ilość x cena jednostkowa) lub zbyt duża (przekracza dopuszczalną wartość 9999999,99) lub jest zerowa. ZEROWY KURS WYMIANY Został błędnie wprowadzony kurs wymiany np. w definicji waluty lub w definicji wydruku równowartości. Kurs wymiany musi mieć wartość większą od 0,0000. ZMIANA NIP NIEDOZWOLONA Zmiana numeru NIP w trybie fiskalnym kasy nie jest możliwa. ZMIANA WALUTY DO WYKONANIA Nowa waluta ewidencyjna oczekuje zgodnie z definicją na wprowadzenie, w tym celu uruchom funkcję zmiany waluty. ŚWIECI SIĘ lub MIGA CZERWONA KOPERTA Kasa ma do wysłania dokumenty do repozytorium. Należy odczekać do kilku dni, aż kasa wyśle dokumenty z pamięci do repozytorium. Firma JUPITER jest autoryzowanym sprzedawcą i serwisantem urządzeń fiskalnych ELZAB. Prowadzimy sprzedaż i serwis kas fiskalnych ONLINE w miejscowościach: Lubań, Leśna, Gryfów Śląski, Mirsk, Lwówek Śląski, Świeradów Zdrój oraz innych miejscowościach powiatów Lwóweckiego, Lubańskiego nieprzerwanie od 2000r. AUTORYZOWANY SPRZEDAWCA I SERWIS URZĄDZEŃ FISKALNYCH ELZAB tel. 757814388, 757811454, Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript. Przedsiębiorcy posiadający działalność gospodarczą połączoną ze sprzedażą muszą posiadać również kasę fiskalną. Ponieważ sprzedaż towarów i usług na rzecz osób fizycznych powiązane jest nierozerwalnie z obowiązkiem ewidencjonowana transakcji. Każdy, nawet najlepiej zorganizowany pracownik, narażony jest na popełnianie błędów czy drobnych niedopatrzeń na co kasy fiskalne nie są uodpornione. Rejestrują one jedynie klasyczną i poprawną sprzedaż – dlatego też wszelkie błędy, pomyłki czy też zaistniałe na kasie zwroty nakładają na przedsiębiorców dodatkowy obowiązek. Jest nim prowadzenie osobnej ewidencji związanej właśnie z różnorakimi błędami. Jakie są zasady prowadzenia ewidencji i korygowania błędów na kasie fiskalnej? Wszystkie informacje szczegółowo opisaliśmy w poniższym artykule: Korygowanie błędów oraz prowadzenie ewidencji na kasie fiskalnej – omówione zagadnienia: 1. Zasady prowadzenia ewidencji i korygowania błędów na kasie fiskalnej – akty prawne: 2. Ewidencje korekt 3. Zwrot towaru z paragonem 4. Zwrot towaru bez paragonu 5. Brak odbioru towaru przez klienta (np. sprzedaż za pobraniem) i anulowanie paragonu 6. Zwrot towaru z paragonem/innym dokumentem, ale bez podpisu nabywcy na protokole zwrotu towaru 7. Zwrot towaru lub przyznanie rabatu, w sytuacji kiedy do paragonu została wystawiona faktura 8. Udzielenie rabatu potransakcyjnego 9. Oczywista pomyłka stwierdzona w momencie sprzedaży 10. Pomyłka co do ceny, ilości, nazwy, stawki VAT stwierdzona po dłuższym czasie – brak paragonu 11. Pomyłka co do ceny, ilości, nazwy, stawki VAT stwierdzona po dłuższym czasie – do paragonu została wystawiona faktura 12. Brak nabicia sprzedaży na kasie/zrobienie tego po terminie 13. Zewidencjonowanie zaliczki na kasie w jednym okresie, a sprzedaż w kolejnym Zasady prowadzenia ewidencji i korygowania błędów na kasie fiskalnej – akty prawne: §3 do §17 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie kas rejestrujących obowiązujące od 1 kwietnia 2013 r., art. 111 ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług w wersji obowiązującej od 1 stycznia 2014 r., § 20 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów w wersji obowiązującej od 11 maja 2013 r., § 3 Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia r. w sprawie prowadzenia ewidencji przychodów i wykazu środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych w wersji obowiązującej od 11 maja 2013 r. Biuro Rachunkowe – dedykowana księgowa Najważniejszym z powyższych aktów prawnych jest rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Określa zasady prowadzenia ewidencji na kasie oraz sposób korygowania błędów pojawiających się w trakcie użytkowania kasy. Dwa ostatnie akty prawne określają sposób dokonywania zapisów przychodów w ewidencjach podatkowych (podatkowa księga przychodów i rozchodów oraz ewidencja przychodów u podmiotów rozliczających się ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych) na podstawie danych z kasy rejestrującej oraz ewidencji korekt. ▲ wróć na początek Ewidencje korekt Zgodnie z § 3 ust. 3 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących nie podlegają ewidencji na kasie zwroty towarów oraz uznane reklamacje towarów i usług. Podobnie jest w przypadku udzielenia rabatów potransakcyjnych. Podatnik prowadzący ewidencje na kasie rejestrującej nie jest jednak pozbawiony prawa do obniżenia wartości wykazanej sprzedaży. Te i inne sytuacje skutkujące obniżeniem podstawy opodatkowania ujmowane są za pomocą innych urządzeń księgowych, takich jak: ewidencje zwrotów i uznanych reklamacji oraz ewidencje oczywistych pomyłek, o których mówi rozporządzenie w sprawie kas. W pozostałych przypadkach nieuregulowanych w rozporządzeniu podatnicy prowadzą ewidencje korekt np. w postaci zeszytu korekt. Księgowość Internetowa – 30 dni za darmo Poniżej opisane zostały zasady postępowania w różnych sytuacjach spotykanych w praktyce gospodarczej. 1) Zwrot towaru z paragonem W przypadku zwrotu towaru lub uznania reklamacji skutkującej zwrotem części lub całości zapłaty podatnik ma obowiązek ująć zdarzenie w odrębnej ewidencji. Ewidencją tą jest ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji. Zgodnie z § 3 ust. 4 ewidencja taka zawiera: datę sprzedaży oraz termin dokonania zwrotu lub reklamacji towaru albo usługi, nazwę towaru lub usługi pozwalającą na ich jednoznaczną identyfikację wraz z ewentualnym opisem, wartość zwracanego (reklamowanego) towaru lub usługi brutto wraz z informację o należnym podatku VAT. W przypadku zwrotu części kwoty ujmowana jest kwota zwrotu wraz z informacją o podatku VAT od tej kwoty, dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży, podpisany przez nabywcę i sprzedawcę protokół przyjęcia towaru lub uznania reklamacji towaru lub usługi. W przypadku zwrotu towaru lub jego reklamacji zapis dokonywany jest w dacie otrzymania towaru od klienta (uznania reklamacji). Faktyczna data zwrotu środków nie ma znaczenia. Program do faktur – Darmowe konto W serwisie zapis związany ze zwrotem towaru wprowadzamy przez zakładkę Kasa fiskalna > Anulowanie sprzedaży lub Kasa fiskalna (bez klikania na skrócone menu) > Protokół anulowania sprzedaży. ▲ wróć na początek 2) Zwrot towaru bez paragonu Paragraf 3 ust. 4 pkt. 6 rozporządzenia w sprawie kas wskazuje, iż do ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji należy dołączyć dokument potwierdzający dokonanie sprzedaży. Dokumentem tym jest oczywiście paragon, ale nie tylko. Może być nim każdy inny dokument, który w sposób niebudzący wątpliwości potwierdza zakup towaru u podatnika. Dokumentem takim może być np. karta gwarancyjna wydana przez sprzedawcę, potwierdzenie zapłaty kartą płatniczą, dowód przelewu na konto, wyciąg z rachunku bankowego, umowa między stronami, czy potwierdzenie zawarcia transakcji przesłane np. drogą mailową. Udokumentowanie i wprowadzenie do serwisu takiego zwrotu wygląda identycznie jak w przypadku opisanym w punkcie pierwszym. 3) Brak odbioru towaru przez klienta (np. sprzedaż za pobraniem) i anulowanie paragonu Częstą sytuacją, szczególnie w przypadku sklepów internetowych jest brak odbioru towaru przez klienta. Może mieć to miejsce zarówno w przypadku sprzedaży za pobraniem, jak i już opłaconej przez nabywcę. W przypadku sprzedaży za pobraniem, niedostarczenie towaru oznacza brak transakcji. Wystawiony paragon należy anulować. Rozporządzenie w sprawie kas rejestrujących nie reguluje postępowania w takim przypadku . Nie jest to bowiem ani zwrot czy reklamacja, ani tym bardziej oczywista pomyłka. Podatnik powinien ująć anulowany paragon w odrębnej ewidencji. Prowadzona ewidencja może mieć formę np. zeszytu korekt. Przepisy nie określają dokładnie elementów, jakie powinna zawierać taka ewidencja. Patrząc jednak na ewidencje korekt uregulowane rozporządzeniem, można przyjąć, iż elementami jakie powinny znaleźć się w takiej ewidencji są: dane podatnika (nazwa, adres, nr NIP), wskazanie jakiego okresu dotyczy ewidencja, nazwa i nr ewidencyjny kasy, data sprzedaży, kwota brutto i kwota podatku VAT – dane transakcji, dane paragonu np. jego numer, wskazanie przedmiotu sprzedaży, data otrzymania zwrotu, krótki opis sytuacji. W przypadku braku odbioru towaru przez klienta faktycznie nie dochodzi do transakcji zapis na podstawie protokołu dokonuje w dacie ujęcia sprzedaży na kasie fiskalnej. W serwisie na podstawie zapisów z ewidencji korekt księgujemy przez zakładkę Faktury > Inne przychody > Przychód uniwersalny VAT, a w przypadku podatnika zwolnionego z VAT zakładka Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT. Zapisów dokonujemy ze znakiem minus. Trochę inaczej sytuacja wygląda, jeśli klient wcześniej dokonał zapłaty. W takim wypadku paragon dokumentuje faktyczną transakcję. Z drugiej jednak strony sprzedawca nie uzyska od nabywcy podpisanego protokołu zwrotu towarów. Tu podobnie jak wcześniej zmniejszenie sprzedaży należy ująć w odrębnej ewidencji i na tej podstawie zaksięgować zmniejszenie. Termin ujęcia zwrotu dla celów podatku VAT w takiej sytuacji nie jest jednoznacznie uregulowany. Krajowa Informacja Podatkowa twierdzi, iż termin ujęcia zależy od tego, czy jako datę sprzedaży uznamy datę wysłania towaru do klienta, czy datę jego odebrania przez nabywcę. Jeśli datą sprzedaży jest data odbioru towaru przez klienta, wówczas w świetle podatku VAT ujęta na paragonie kwota VAT jest zaliczką, a więc zmniejszenia VAT dokonujemy w dacie zwrotu zaliczki. Jeśli datą sprzedaży jest data wysłania towaru klientowi wówczas zmniejszenia VAT należałby dokonać w dacie otrzymania zwrotu towaru. Po stronie przychodów zmniejszenie ujmujemy na bieżąco, czyli w dacie sporządzenia dokumentu potwierdzającego przyczynę korekty. Jeśli w danym miesiącu mamy więcej zapisów w prowadzonej przez nas odrębnej ewidencji korekt możemy je wprowadzić jednym zapisem (oczywiście należy uwzględnić to w jaki sposób ma być ujęta każda z korekty). Kwota wynikająca z prowadzonej ewidencji korekt nie musi być uwzględniona w wartości wprowadzonego odrębnie raportu miesięcznego ujętego w ewidencji sprzedaży VAT. Podatnik może ująć kwoty korekt niewynikających z rozporządzenia razem z raportem miesięcznym lub oddzielnie. Po stronie podatku dochodowego zgodnie z rozporządzeniem w sprawie prowadzenia KPiR wartość raportu miesięcznego/dobowego powinna być ujęta już po uwzględnieniu wartości wpływających na przychód, a informację o ch należy opisać na odwrocie raportu miesięcznego. Powyższe stanowisko potwierdza Krajowa Informacja Podatkowa. Jednak nie wszystkie urzędy skarbowe się z nim zgadzają, także przed zastosowaniem się do niego polecamy kontakt z właściwym urzędem skarbowym. W serwisie korekty nie będące korektami, o których mówi rozporządzenie w sprawie kas fiskalnych można wprowadzić jedynie oddzielnie – bez powiązania z raportem miesięcznym. ▲ wróć na początek 4) Zwrot towaru z paragonem/innym dokumentem, ale bez podpisu nabywcy na protokole zwrotu towaru Częstym problemem w przypadku zwrotów towarów jest brak podpisu nabywcy na sporządzanym protokole zwrotu dołączonym do ewidencji zwrotów. W pewnych uzasadnionych sytuacją przypadkach brak takiego podpisu nie będzie uniemożliwiał ujęcia zwrotu w ewidencji. Na przykład, kiedy brak podpisu klienta jest niedopatrzeniem sprzedawcy należy uznać, że zwrot towaru nie jest prawidłowo udokumentowany. W tej sytuacji obniżenie podstawy opodatkowania i podatku należnego nie będzie możliwe. Inaczej będzie, kiedy podpisu nabywcy na protokole nie można uzyskać, np. kiedy protokół jest sporządzany bez udziału klienta. Będzie tak w sytuacji odesłania towaru np. pocztą. Jeśli więc sprzedawca będzie posiadał korespondencję podpisaną przez klienta np. dowód nadania towaru w placówce pocztowej, będzie on uprawniony do dokonania obniżenia podstawy opodatkowania i podatku należnego. Wnioski takie płyną z interpretacji Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z r. (IBPP1/443-589/13/LSz). Krajowa Informacja Podatkowa potwierdza, iż w przypadku braku otrzymania od klienta podpisanego przez niego protokołu zwrotu towaru potwierdzeniem takim może być np. protokół podpisany przez klienta przesłany przez niego w formie skanu, czy korespondencja mailowa. W przypadku sklepów internetowych, gdzie nie ma bezpośredniego kontaktu z klientem najlepszym rozwiązaniem jest wysyłanie wraz z towarem protokołu, który nabywca wypełniałby i podpisywał w momencie zwrotu towaru. 5) Zwrot towaru lub przyznanie rabatu, w sytuacji kiedy do paragonu została wystawiona faktura Wystawienie faktury do paragonu, a następnie zmniejszenie wartości sprzedanych towarów/ usług przez ich zwrot lub reklamację powoduje konieczność wystawienie faktury korygującej. W przypadku zwrotu towarów należy dodatkowo ująć zwrot w ewidencji zwrotów i uznanych reklamacji. Nie ma bowiem przepisu wyłączającego ten obowiązek w sytuacji wystawienia korekty. Stanowisko takie prezentują organy podatkowe. Potwierdzeniem tego może być interpretacja indywidualna Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach z 30 stycznia 2014 r, (sygn. IBPP3/443/1361/13/KG). Zgodnie z nią: „zwrot towaru powinien zostać udokumentowany przez wystawienie faktury korygującej i zewidencjonowanie jej w odpowiedniej ewidencji dotyczącej faktur, oraz przez dokonanie zapisów w ewidencji korekt prowadzonej na podstawie § 3 ust. 4 rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Krajowa Informacja Podatkowa również potwierdza takie stanowisko. Ujęcie w tej ewidencji następuje w dacie ujęcia faktury w ewidencji sprzedaży VAT. W przypadku nievatowca, który nie musi mieć potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę ujęcie następuje w dacie wystawienia faktury korygującej. Zapisu w ewidencjach podatkowych dokonujemy w oparciu o wystawioną fakturę korygującą. W KPiR oraz ewidencji przychodów zmniejszenie ujmujemy w dacie wystawienia korekty. Po stronie podatku VAT z uwzględnieniem okresu otrzymania potwierdzenia odbioru faktury korygującej (art. 29a ust. 13 ustawy o VAT). Postępowanie w serwisie Konto podatnika podatku VAT – faktura korygująca wystawiona do faktury do paragonu jest księgowana w KPiR oraz ewidencji sprzedaży VAT. Jest to prawidłowe, o ile w okresie wystawienia korekty mamy ją prawo ująć w ewidencji sprzedaży VAT. Jeśli nie, należy dokonać przeksięgowania w ewidencji sprzedaży VAT (zakładka Ewidencje > Ewidencja sprzedaży VAT > Dodaj pozycję ewidencji sprzedaży VAT). Należy dodać dwa wpisy – z plusem w dacie wystawienia korekty, z minusem – okresie, w którym mamy prawo ująć korektę w ewidencji sprzedaży VAT. Konto podatnika zwolnionego z VAT – w tym wypadku korekta również jest księgowana w KPiR. Jeśli jednak użytkownik wystawił fakturę do paragonu i korektę do niej poza serwisem, wówczas korektę należy wprowadzić poprzez zakładkę Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT w dacie wystawienia korekty. Kwoty wpisujemy z minusem. Użytkownicy serwisu powinni dodatkowo pamiętać, iż ujęcie zwrotu w protokole zwrotów i uznanych reklamacji spowoduje automatyczne zmniejszenie wartości raportu miesięcznego w okresie ujęcia zwrotu. Dublowałby to zapis zmniejszający. W związku z tym użytkownik na podstawie dodatkowego dokumentu powinien wyksięgować wartość zmniejszenia z przychodów i podatku VAT należnego. Przepisy nie określają na jakiej podstawie takiego księgowania dokonać. Podatnik może sporządzić np. protokół z danymi firmy, datą, wskazaniem czego dotyczy (np. podaniem nr korekty i numeru protokołu anulowania sprzedaży (zwrotu towaru), kwoty zmniejszenia VAT oraz kwoty brutto). Na podstawie tak sporządzonego protokołu użytkownik dokonuje zapisu przez zakładkę Faktury > Inne przychody > Przychód uniwersalny VAT (Przychód uniwersalny nie VAT w przypadku nievatowca). Księgowanie dokonywane jest z plusem. 6) Udzielenie rabatu potransakcyjnego W przypadku udzielenia rabatu w momencie sprzedaży, podatnicy nie mają problemu z ewidencjonowaniem. Zgodnie z rozporządzeniem w sprawie kas, taki rabat powinien być ujęty bezpośrednio na paragonie. Paragon taki dokumentuje faktyczną kwotę obrotu. Inaczej jest w przypadku rabatu potransakcyjnego. Przepisy dotyczące sposobu prowadzenia ewidencji korekt sprzedaży zewidencjonowanej na kasie rejestrującej nie regulują sytuacji udzielenia rabatu potransakcyjnego. W takich przypadkach wystarczające będzie sporządzenie protokołu/zapisu w zeszycie korekt na zasadach obowiązujących wg dotychczasowych przepisów. Ewidencja korekt prowadzona np. w formie zeszytu powinna zawierać co najmniej dane sprzedawcy (nazwa, adres i nr NIP), wskazanie okresu, którego dotyczy ewidencja, dane kasy fiskalnej, której dotyczy sprzedaż (nazwa i nr ewidencyjny), dane korygowanej transakcji (numer paragonu, przedmiot sprzedaży), wartość udzielonego rabatu wraz z kwotą zmniejszenia VAT. Do ewidencji takiej dołączamy dokument potwierdzający sprzedaż (oryginał paragonu lub potwierdzenie zapłaty). Warto tu dodać, iż jeśli przed udzieleniem rabatu wystawiona została faktura, wówczas do ujęcia zapisu zmniejszającego wystarczająca jest faktura. Nie ujmujemy już zmniejszenia w dodatkowej ewidencji jak to jest np. przy zwrocie towaru. Sposób ujęcia zmniejszenia wartości sprzedaży w serwisie na podstawie dodatkowej ewidencji opisany został w punkcie trzecim. 7) Oczywista pomyłka stwierdzona w momencie sprzedaży Oprócz sytuacji zwrotu lub reklamacji paragraf trzeci reguluje postępowanie w przypadku wystąpienia oczywistej pomyłki. W takim przypadku podatnik dokonuje niezwłocznego ujęcia korekty błędnej sprzedaży w odrębnej ewidencji, a następnie ewidencjonuje ponownie sprzedaż w prawidłowy sposób na kasie. W ewidencji oczywistych pomyłek ujmowane są następujące dane o błędnej sprzedaży: wartości błędnie zewidencjonowanej sprzedaży (brutto i kwota podatku VAT), krótki opis wyjaśniający przyczyny i okoliczności pomyłki, wraz z dołączonym oryginałem błędnego paragonu. W serwisie zapisu dokonujemy w zakładce Kasa fiskalna > Błąd lub pomyłka. Sumaryczna wartość wynikająca z ewidencji pomyłek wpływa na wartość raportu miesięcznego ujętego w raporcie dobowym widocznym w KPiR/ewidencji przychodów oraz ewidencji sprzedaży VAT. Wydrukowana po zakończeniu miesiąca miesięczna ewidencja błędów i pomyłek oraz ewidencja zwrotów i uznanych reklamacji powinna być dołączona do raportu miesięcznego z kasy fiskalnej. 8) Pomyłka co do ceny, ilości, nazwy, stawki VAT stwierdzona po dłuższym czasie – brak paragonu Podatnicy chcący skorygować błędy powstałe w trakcie ewidencji często zastanawiają się jaką pomyłkę mogą uznać za oczywistą, a więc skorygować ją w sposób wskazany w rozporządzeniu. Przepisy nie określają jaką pomyłkę można uznać za oczywistą. Podpowiedź w tym zakresie stanowi interpretacja indywidualna dyrektora IS w Warszawie z 12 lutego 2014 r. (nr IPPP2/443-1213/13-5/KOM). Zgodnie z nią „przez oczywistą pomyłkę należy zrozumiem taką pomyłkę, która ma miejsce w momencie sprzedaży, bądź niezwłocznie po niej. Przykładem takiej pomyłki może być np. pomyłka w ilości towaru – sprzedawca wydając np. 1,5 kg jabłek zewidencjonuje na kasie 15 kg owoców lub pomyłka w cenie towaru – sprzedawca wydając np. chleb zamiast ceny brutto 2 zł naliczy na kasie 20 zł (…) Oczywista pomyłka jest to wiec pomyłka, która jest łatwa do zauważenia, a oczywistość omyłki, rozumianej jako określenie niedokładności, nasuwa się każdemu bez potrzeby dodatkowych ustaleń, dokumentów”. Za oczywistą pomyłkę na podstawie tych przepisów nie może być uznana pomyłka stwierdzona po jakimś czasie np. po kilku dniach czy w momencie drukowania raportu miesięcznego. W takiej sytuacji podatnik nie ma możliwości postąpienia w sposób wskazany w rozporządzeniu. Nie ma bowiem oryginału paragonu fiskalnego, nie może też zewidencjonować sprzedaży w innym dniu niż faktyczna data sprzedaży. Korygowanie takich pomyłek nie jest jednak niemożliwe. Podstawą do korekty są zebrane przez podatnika wiarygodne dokumenty, wskazujące na faktyczny przebieg zdarzenia gospodarczego. We wspomnianej wcześniej interpretacji indywidualnej czytamy: „(…)dowodzenie zaistnienia błędu, będącego podstawą dokonania korekty, na podstawie innych dokumentów aniżeli oryginał paragonu fiskalnego, nie stoi w sprzeczności z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa podatkowego. W tym przypadku ciężar dowodu znajduje się po stronie podatnika, który w prowadzonej przez siebie dokumentacji powinien posiadać dowody potwierdzające stan rzeczywisty i w sposób niebudzący wątpliwości wykazać fakt pomyłki w ewidencji prowadzonej przy zastosowaniu kas rejestrujących.” Dla zebrania w danym okresie wszystkich zdarzeń nie objętych ewidencjami, o których mówią przepisy rozporządzenia w sprawie kas fiskalnych podatnik może prowadzić jedną ewidencje. Sposób księgowania w serwisie oraz elementy ewidencji wskazane są w punkcie np. 3 lub 6. Do ewidencji dołączone powinny zostać dokumenty potwierdzające zaistnienie stanu faktycznego. Warto dodać, iż jeśli sprzedawca ewidencjonując sprzedaż zastosował za wysoką stawę VAT to w zasadzie nie ma możliwości skorygowania tego. Zdaniem organów podatkowych korekta w takim przypadku jest możliwa, gdy sprzedawca może zidentyfikować nabywce oraz zwrócić mu zawyżoną kwotę VAT. Korekta będzie więc możliwa jeśli do paragonu została wystawiona faktura. Stanowisko takie potwierdza np. interpretacja indywidualna wydana przez Dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z dnia 25 lutego 2016 r. (sygn. ILPP2/4512-1-902/15-3/JK). 9) Pomyłka co do ceny, ilości, nazwy, stawki VAT stwierdzona po dłuższym czasie – do paragonu została wystawiona faktura Analogicznie jak w sytuacji opisanej w punkcie piątym podatnik ma obowiązek wystawić fakturę korygującą. We wskazanej sytuacji (pomyłka co do ceny, ilości, nazwy, stawki VAT stwierdzona po dłuższym czasie) przedsiębiorca nie będzie dodatkowo ujmował zmniejszenia w ewidencji. Taki obowiązek nie wynika bowiem z rozporządzenia w sprawie kas rejestrujących. Księgowanie zmniejszenia przychodu i podatku VAT odbywa się na podstawie faktury korygującej i wg zasad dla niej przewidzianych. Sposób postępowania w takiej sytuacji zależny jest od tego, czy pomyłka jest zwiększająca czy zmniejszająca. pomyłka zmniejszająca – postępowanie będzie podobne jak w przypadku np. zwrotu czy udzielenia rabatu. Sprzedawca wystawia fakturę korygującą, którą dostarcza do nabywcy. Termin otrzymania potwierdzenia odbioru korekty przez nabywcę wyznacza datę ujęcia zmniejszania w ewidencji sprzedaży VAT. Po stronie przychodu data ujęcia zmniejszenia zależna jest od przyczyny korekty. Korekta ujmowana będzie na bieżąco czyli w okresie rozliczeniowym, w którym została wystawiona faktura o ile jej wystawienie nie wynika z błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki. Taki sposób postępowania wynika z art. 14 ust. 1m ustawy o PIT. ▲ wróć na początek pomyłka zwiększająca – sprzedawca również wystawia fakturę korygującą, a następnie przekazuje ją nabywcy. Moment ujęcia zwiększenia podatku VAT zależny jest od przyczyny wystawienia korekty. Jeśli przyczyna ta istniała już w momencie wystawiania faktury (ewidencjonowania sprzedaży na kasie) wówczas zwiększenie VAT ujmowane jest w okresie, w którym sprzedaż została wykazana pierwotnie. W przeciwnym razie korektę zwiększającą ujmujemy w dacie jej wystawienia. W przypadku ujęcia kwoty zwiększenia w przychodach należy ponownie odnieść się do treści art. 14 ust. 1m ustawy o PIT. Zgodnie bowiem, z art. 14 ust. 1m ustawy o PIT jedynie w przypadku wystąpienia „błędu rachunkowego lub innej oczywistej pomyłki” podatnika dokonuje się zmiany wartości przychodu w okresie jego pierwotnego ujęcia. W serwisie użytkownik wystawia fakturę korygującą, w zależności od wyboru przyczyny korekty jest ona księgowana w następujący sposób: Księgowanie u podatnika zwolnionego z VAT, gdzie faktura do paragonu i korekta do niej wystawiane są poza serwisem. a) przyczyna korekty to błąd rachunkowy lub inna oczywista pomyłka – miesiąc księgowy zgodny z datą ujęcia sprzedaży na kasie fiskalnej – zakładka Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT, w polu data wystawienia należy wpisać pierwotną datę sprzedaży. Kwotę wpisujemy odpowiednio z plusem lub z minusem w zależności od tego, czy korekta jest zwiększająca, czy zmniejszająca. b) przyczyna korekty nie będąca błędem rachunkowym lub inna oczywistą pomyłką – w dacie wystawienia korekty wprowadzamy ją w sposób analogiczny jak wyżej. Księgowanie u czynnego podatnika podatku VAT – w tym przypadku użytkownik wystawi fakturę korygującą na koncie. Podczas jej wystawienia w zależności od tego, czy jest to korekta zwiększająca i jaka została wybrana jej przyczyna może zaistnieć konieczność zaksięgowania ręcznie kwot w KPiR/ewidencji przychodów, czy ewidencji sprzedaży VAT. Sposób ujęcia korekt w serwisie opisany został w naszym artykule: wystawianie i księgowanie faktur korygujących. 10) Brak nabicia sprzedaży na kasie/zrobienie tego po terminie Przepisy nie określają jednoznacznie momentu, w którym sprzedaż powinna zastać zewidencjonowana na kasie fiskalnej. Z uwagi na fakt, iż przedmiotem ewidencji jest kwota obrotu i podatku należnego, oraz to iż na podatniku ciąży obowiązek ewidencji każdej dokonanej sprzedaży i uwzględnienie jej w raporcie dobowym, moment rejestracji powinien nastąpić niezwłocznie po dokonaniu sprzedaży. Otrzymanie zaliczki również podlega obowiązkowi ewidencjonowania na kasie (dotyczy to także zaliczek, które nie powodują powstania obowiązku podatkowego w podatku VAT). Mogą się jednak zdarzyć sytuację, iż sprzedaż nie zostanie zewidencjonowana w dniu, w którym należało to zrobić, ale w dniach kolejnych. Jeśli sprzedaż i jej ewidencjonowanie mają miejsce w tym samym miesiącu nie dokonujemy dodatkowych księgowań. Jeśli sprzedaż nastąpi w jednym miesiącu, a na kasie zostanie ujęta w kolejnym należy sporządzić protokół i na tej podstawie zmniejszyć księgowaną wartość raportu miesięcznego w jednym miesiącu a zwiększyć w drugim/zaksięgować wartość zgodnie z kwotami wynikającymi z raportów oraz dokonać przeksięgowań sprzedaży z jednego miesiąca do drugiego. W obu przypadkach należy pamiętać o konieczności przekazania nabywcy paragonu. W serwisie przeksięgowanie będzie wyglądać następująco: miesiąc właściwy dla sprzedaży – zakładka Faktury > Inne przychody > Przychód uniwersalny VAT (na koncie nievatowca – zakładka Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT). Zapis dokonywany jest z plusem. miesiąc ujęcia sprzedaży na kasie – sposób księgowania wygląda analogicznie jak wyżej, jest on dokonywany z minusem. ▲ wróć na początek 11) Zewidencjonowanie zaliczki na kasie w jednym okresie, a sprzedaż w kolejnym Otrzymanie zaliczki również podlega ewidencji na kasie fiskalnej. Ma to zastosowanie zarówno u czynnych podatników podatku VAT jak i u podmiotów zwolnionych z VAT. Bardzo często zdarzają się sytuacje, kiedy otrzymanie zaliczki i dokonanie sprzedaży mają miejsce w dwóch różnych miesiącach. W zakresie podatku VAT takie ewidencjonowanie będzie poprawne. Konieczność dodatkowych księgowań wynika z właściwego momentu wykazania przychodu. Na podstawie dodatkowej ewidencji prowadzonej przez podatnika konieczne jest wyksięgowanie wartości netto zaliczki z miesiąca jej otrzymania do miesiąca sprzedaży. Księgowanie powinno nastąpić na podstawie sporządzonego przez podatnika protokołu lub ewidencji. Przepisy nie określają formy takiej dokumentacji. Elementami takiej ewidencji powinny być dane firmy (nazwa, adres i nr NIP), numer i data sporządzenia dokumentu, podpis wystawcy. W treści można wskazać numery paragonów (wraz z datami ich wystawienia, kwotami netto, VAT i brutto) zewidencjonowanych na kasie, a nie będących przychodem danego miesiąca. Analogicznie ujmujemy paragony zewidencjonowane na kasie w poprzednich miesiącach a będące przychodem w danym miesiącu. W serwisie należy dokonać dwóch zapisów – pierwszy zapis z minusem w dacie ujęcia sprzedaży na kasie – zakładka Faktury/Rachunki > Inne przychody > Przychód uniwersalny nie VAT, drugi analogiczny w dacie faktycznej sprzedaży z plusem. W przypadku większej ilości zaliczek w danym miesiącu przeksięgowania można dokonać zbiorczo w ostatnim dniu miesiąca. Tutaj należy zwrócić uwagę na wspomniane w punkcie trzecim stanowisko KIP w zakresie ujmowania przychodu z raportu dobowego w KPiR. Powyższa sytuacja nie będzie miała zastosowania do podatników, którzy skorzystali z możliwości wynikającej z art. 14 ust. 1j ustawy o PIT, i za datę uzyskania przychodu dla kwot otrzymanych zaliczek podlegających ewidencjonowani na kasie fiskalnej uznają dzień pobrania wpłaty. Warunkiem skorzystania z tego rozwiązania jest zawiadomienia US do 20 stycznia danego roku, od którego będzie ono stosowane. Dla podatników rozpoczynających ewidencjonowanie zgłoszenie powinno być dokonane do 20 dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym rozpoczęto ewidencjonowanie. Coraz mniejsza grupa przedsiębiorców może korzystać ze zwolnienia z używania kasy fiskalnej. Oznacza to, że urządzenia rejestrujące sprzedaż produktów czy usług stają się coraz popularniejsze. Epidemia COVID-19 pokrzyżowała jednak plany instalacji kas nowego rodzaju (kas online) w kolejnych branżach. Jak wygląda aktualny harmonogram wprowadzania kas fiskalnych? Kasy fiskalne w punktach usługowo-sprzedażowych są stosowane już od dawna. Nie oznacza to jednak, że przedsiębiorcy nie mają w stosunku do nich żadnych wątpliwości. Przeciwnie – zapowiedź wprowadzenia nowych kas fiskalnych online, a następnie modyfikacje w harmonogramie ich instalacji (spowodowane rozprzestrzenianiem się koronawirusa COVID-19) spowodowały, że wielu przedsiębiorców ma uzasadnione pytania. Poniższy artykuł prezentuje aktualny stan prawny (czerwiec 2020) i pozwala uporządkować wiedzę na temat wprowadzenia kas online. Jak działają kasy fiskalne i kto ma obowiązek z nich korzystać? Czym jest i jak działa kasa fiskalna? Najprościej mówiąc, jest to urządzenie pozwalające zapisać przedsiębiorcy oferowane przez niego produkty lub usługi, a następnie ewidencjonować ich sprzedaż. Do korzystania z kas fiskalnych zobowiązana jest duża grupa przedsiębiorców – przede wszystkim mowa tu o przedsiębiorcach sprzedających towary lub usługi osobom fizycznych, które nie prowadzą działalności gospodarczej lub rolnikom ryczałtowym. Niektórzy właściciele punktów handlowo-usługowych mogą liczyć na zwolnienie z obowiązku posiadania urządzenia ewidencjonującego sprzedaż. Dotyczy to tych przedsiębiorców, których obrót ze sprzedaży nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 000 zł. Kasy fiskalne można podzielić, biorąc pod uwagę różne kryteria. W przypadku zapisu danych kasy fiskalne dzieli się na trzy rodzaje: Kasy fiskalne z zapisem papierowym. To kasy starszego typu, które kopię generowanych dokumentów zapisywały na rolce papieru. Aktualnie kasy fiskalne z zapisem papierowym nie są już oferowane – zostały wycofane z rynku, w sprzedaży były dostępne do 31 sierpnia 2019 r. Mimo tego w niektórych sklepach czy punktach można je jeszcze spotkać – przedsiębiorcy mogą z nich korzystać do momentu ich fiskalne z zapisem elektronicznym. Kopia paragonu zapisywana jest na nośniku danych, np. karcie SD. Ten rodzaj kas fiskalnych jest nadal w sprzedaży, przy czym znana jest już data, po której nie będzie on już dostępny – kasę fiskalną z zapisem elektronicznym zakupić będzie można tylko do 31 grudnia 2022 online. To najnowszy rodzaj kas fiskalnych. W odróżnieniu od wyżej wymienionych kas umożliwiają one przesyłanie danych do zewnętrznego systemu za pośrednictwem internetu – dane przesyłane są do Centralnego Repozytorium Kas (CRK) prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. W ostatnim czasie kasy fiskalne online podlegają szczególnemu zainteresowaniu przedsiębiorców, a to z uwagi na harmonogram zmian kas starszego typu właśnie na kasy online oraz wprowadzone w nim zmiany spowodowane epidemią koronawirusa COVID-19. Jakie zmiany w harmonogramie wymiany kas fiskalnych wywołał COVID-19? Harmonogram obowiązkowej wymiany kas fiskalnych z papierowym i elektronicznym systemem zapisu na kasy fiskalne online był znany już od dłuższego czasu. Pierwotnie wymóg stosowania kas online miał obowiązywać od stycznia 2018 r. Ostatecznie jednak Ministerstwo Finansów zdecydowało się na wymianę kas etapami – przewidziane zostały trzy etapy, przy czym jeden został już wdrożony. Od 1 stycznia 2020 r. z kasy fiskalnej online muszą już korzystać przedsiębiorcy: świadczący usługi naprawy pojazdów silnikowych oraz motorowerów, w tym naprawy opon, ich zakładania, bieżnikowania i regenerowania, oraz w zakresie wymiany opon lub kół dla pojazdów silnikowych i motorowerów,sprzedający benzynę silnikową, olej napędowy i gaz przeznaczony do napędu silników spalinowych. Z kolei od 1 lipca 2020 r. kasy fiskalne online miały pojawić się w punktach: świadczących stale lub sezonowo usługi związane z żywieniem – stacjonarne placówki gastronomiczne oraz usługi w zakresie krótkotrwałego zakwaterowania,zajmujących się sprzedażą węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych. Jeszcze później, bo od 1 stycznia 2021 r. obowiązkowe kasy fiskalne online miały ewidencjonować sprzedaż w punktach oferujących usługi: fryzjerskie, kosmetyczne i kosmetologiczne,prawnicze,budowlane,w zakresie opieki medycznej świadczone przez lekarzy i lekarzy dentystów,związane z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu. Epidemia koronawirusa COVID-19 sparaliżowała działalność części branż, dla których przewidziano obowiązek stosowania kas fiskalnych online od 1 lipca 2020 r. Mowa przede wszystkim o branży hotelarskiej i gastronomicznej. Wiele z dotychczas dobrze prosperujących hoteli, pensjonatów czy restauracji z dnia na dzień znalazło się w bardzo trudnej sytuacji finansowej. Właśnie z tego względu Ministerstwo Finansów zdecydowało się przesunąć termin instalacji kas online z 1 lipca 2020 r. na 1 stycznia 2021 r. Zmiana terminu wprowadzenia kas fiskalnych online w wymienionych wyżej branżach daje przedsiębiorcom dodatkowy czas na dostosowanie się do nowych przepisów. Jakie korzyści płyną z ewidencjonowania sprzedaży przy użyciu kas online? Kasy fiskalne online działają inaczej niż tradycyjne, dotychczas używane przez przedsiębiorców urządzenia ewidencjonujące sprzedaż. Są one tak zbudowane, że za pośrednictwem internetu komunikują się z Centralnym Repozytorium Kas. Efektem jest to, że dane o sprzedaży trafiają bezpośrednio na serwery Ministerstwa Finansów. Dzięki temu, że informacje o zaewidencjonowanej na kasie online sprzedaży są przesyłane do CRK, zyskują przedsiębiorcy, konsumenci i urzędnicy, gdyż: przedsiębiorcy korzystający z kas online w przypadku awarii kary nie muszą się martwić utratą danych – wszystkie raporty są zapisane na serwerach ministerstwa finansówkonsumenci na życzenie mogą otrzymać paragon w formie elektronicznej – będzie on wysyłany na wskazany przez nich adres mailowy, (obecnie prowadzone są prace nad tym rozwiązaniem)urzędnicy są w stanie szybko wykryć anomalie i wytypować podmioty do kontroli – to pozwoli ograniczyć szarą strefę i tym samym skuteczniej chronić interesy uczciwych podatników. Przedsiębiorcy mogą dodatkowo liczyć na zmniejszenie częstotliwości kontroli. Cyfryzacja ewidencji sprzedaży oraz oprogramowanie wykorzystywane przez Ministerstwo Finansów ma pozwolić na efektywne typowanie firm do sprawdzenia. Nie bez znaczenia są także korzyści finansowe. Dzięki przekazywaniu danych do CRK, w kasie fiskalnej będzie miejsce tylko na jedną rolkę papieru (potrzebną do wydruku paragonu wydawanego klientowi). To z kolei spowoduje, że przedsiębiorcy nie będą musieli nabywać materiałów eksploatacyjnych . Jak COVID-19 wpłynął na wprowadzenie nowej matrycy stawek VAT? Epidemia koronawirusa COVID-19 wpłynęła nie tylko na termin instalacji kas fiskalnych online w branży gastronomicznej i hotelarskiej oraz u przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą węgla, ale również na termin wprowadzenia nowej matrycy stawek VAT. Pierwotnie miała ona wejść w życie z dniem 1 kwietnia 2020 r. Ostatecznie jednak obowiązywać będzie od 1 lipca 2020 r. Nowa matryca stawek VAT upraszcza system stawek VAT i w niektórych przypadkach również obniża stawki VAT. Niższe stawki VAT zostały przewidziane dla: wybranych produktów żywnościowych, np. przypraw – pieprzu mielonego (z 23 proc. na 8 proc.), owoców tropikalnych i cytrusów (z 8 proc. na 5 proc.) czy części wyrobów piekarniczych – ciastek (z 23 proc. i 8 proc. na 5 proc.),produktów dla niemowląt i dzieci – z 8 proc. na 5 proc.,wybranych artykułów higienicznych – z 8 proc. na 5 proc. Przedsiębiorcy, których będzie dotyczyć nowa matryca stawek VAT, muszą przygotować się do ich stosowania – konieczne będzie zaktualizowanie danych księgowych i magazynowych. Przesunięcie terminu wprowadzenia nowej matrycy stawek VAT daje właścicielom firm więcej czasu na przygotowanie się do zmian. Jak wybrać kasę fiskalną online i jak z niej korzystać? Chcesz rozpocząć prowadzenie działalności gospodarczej? A może już prowadzisz firmę i słyszałeś, że przedsiębiorcy z Twojej branży będą musieli wymienić kasy z papierowym lub elektronicznym zapisem danych na kasy online? Jeżeli nie wiesz, jaką kasę online wybrać, powinieneś zdać się na pomoc ekspertów. Producenci kas fiskalnych oferują wiele modeli tych urządzeń, które uwzględniają różne potrzeby przedsiębiorców. Niewielkie kasy mobilne idealnie sprawdzają się w przypadku przedsiębiorców świadczących usługi poza siedzibą firmy. Z kolei urządzenia o większych gabarytach przeznaczone są do stacjonarnie działających punktów handlowo-usługowych. Wreszcie wspomnieć należy o systemowych kasach fiskalnych stworzonych z myślą o sklepach wielkopowierzchniowych, które korzystają z rozbudowanej sieci urządzeń. Skala oraz miejsce prowadzonej działalności gospodarczej nie powinny być jednak jedynymi czynnikami decydującymi o wyborze kasy fiskalnej – również istotne są: pojemność bazy PLU – od niej zależy, ile produktów lub usług będzie można wprowadzić do pamięci kasy,możliwość umieszczenia na paragonie numeru NIP – urządzenia starszej generacji pozbawione są tej opcji, a zgodnie z przepisami obowiązującymi od 1 stycznia 2020 r. przedsiębiorca może wystawić fakturę do paragonu wyłącznie wówczas, gdy zawiera on numer NIP nabywcy,dodatkowe funkcje – kasa fiskalna może, ale nie musi być homologowana z obsługą terminala płatniczego; niektóre kasy są też dostosowane do podłączenia dodatkowych urządzeń. Obecnie przedsiębiorcy mają do wyboru 2 zgodne z przepisami sposoby na zapisywanie kopii paragonów – w formie tradycyjnej lub elektronicznej. | fot.: Choć współczesne technologie sprzedaży potrafią być pod wieloma względami odmienne, istnieją rozwiązania, których nie może zabraknąć w urządzeniach rejestrujących. Ich charakter i sposób działania wynika bowiem z obowiązujących ustaleń prawnych. Do takich przypadków z pewnością należy funkcjonalność odpowiedzialna za zapis kopii wystawianych paragonów. Niemniej, ta kwestia również została technicznie rozstrzygnięta na parę sposobów. Do sprzedaży i użytku są dopuszczane jedynie takie urządzenia rejestrujące, które otrzymały homologację, czyli oficjalną zgodę Głównego Urzędu Miar. Aby jednak taka decyzja na rzecz konkretnego modelu została wydana, musi on spełniać określone, zawarte w przepisach, normy techniczne. Wśród tych wymogów znajduje się obecność funkcjonalności, która pozwoli na prawidłowe archiwizowanie kopii wystawionych paragonów. Jednak współcześnie istnieją 2 warianty tego rozwiązania, zgodne z ustaleniami prawnymi. Czym one się różnią i który z nich przynosi więcej korzyści podatnikowi? Kopia paragonów i jej podstawa prawna Do obowiązków przedsiębiorcy ewidencjonującego sprzedaż za pomocą urządzenia fiskalnego należy poprawna i systematyczna realizacja konkretnych zadań. I nie chodzi tylko o wystawianie paragonów za każdą zarejestrowaną transakcję oraz wydawanie ich klientom. Mowa również o takich czynnościach, jak realizacja raportów dobowych i miesięcznych czy zgłaszanie kasy bądź drukarki fiskalnej na obowiązkowe przeglądy techniczne. Ponadto, zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Finansów z 14 marca 2013 roku, podatnik zobowiązany do prowadzenia ewidencji obrotu przy użyciu urządzenia rejestrującego musi archiwizować kopie wystawionych paragonów fiskalnych. Każdy taki dokument powinien być przechowywany nie krócej, niż przez okres 5 lat, licząc od końca roku obrachunkowego, w którym nastąpił wydruk oryginału. Dla organów skarbowych kopie wystawionych paragonów tworzą bowiem podstawę do stwierdzenia, czy ewidencja obrotu i podatku należnego VAT jest prawidłowo prowadzona (np. podczas niezapowiedzianych kontroli). Jeden obowiązek, różne rozwiązania techniczne Obecnie przedsiębiorcy mają do wyboru 2 zgodne z przepisami sposoby na zapisywanie kopii paragonów – w formie tradycyjnej lub elektronicznej. Poszczególne modele kas i drukarek fiskalnych dysponują jednym z tych wariantów rozwiązania. Dlatego przedsiębiorca decydujący się na zakup urządzenia rejestrującego powinien uwzględnić to, jak ono archiwizuje kopię paragonów. Później bowiem nie będzie możliwości dokonania zmiany tej funkcjonalności. Czym się różnią oba wspomniane wyżej warianty? Urządzenie z tradycyjnym rozwiązaniem działa przy użyciu dwóch rolek papieru termicznego. Pierwsza służy do wystawiania paragonów, które następnie są wydawane klientom. Tymczasem na drugiej automatycznie umieszczane są kopie tych dokumentów. To właśnie te ostatnie, zapełnione rolki papieru termicznego należy przechowywać. Co więcej, przechowywać w odpowiednich warunkach. Z uwagi na niską trwałość wydrukowanych danych, które powinny pozostać czytelne przez kolejne lata, papierowe kopie paragonów najlepiej składować w suchym, chłodnym miejscu bez dostępu światła słonecznego. Natomiast nowocześniejszą formę archiwizacji opisywanych dokumentów zapewnia rozwiązanie elektroniczne. Wyposażone w nie urządzenia fiskalne wykorzystują do pracy tylko jedną rolkę papieru termicznego – przeznaczoną dla wydruków wydawanych nabywcom. Kopie paragonów są zaś zapisywane w wersji cyfrowej, na zainstalowanej w kasie bądź drukarce karcie pamięci. Rodzi się więc pytanie: który z tych wariantów jest lepszy? Urządzenia fiskalne z papierową kopią paragonów są z pewnością zdecydowanie tańsze. Z drugiej strony, modele archiwizujące niezbędne dane w formie elektronicznej zapewniają wygodniejsze spełnianie fiskalnego obowiązku – znika bowiem konieczność odpowiedniego gromadzenia mnóstwa wydruków. Zresztą informacje zebrane na karcie pamięci można np. w łatwy i szybki sposób przenieść na komputer oraz lepiej zabezpieczyć, umieszczając je na dodatkowych nośnikach (jak pendrive, płyta DVD czy zewnętrzny dysk twardy). Ponadto, mniejsze zużycie papieru termicznego podczas pracy oznacza też obniżenie wydatków na materiały eksploatacyjne. Kopia paragonów wobec zmian w systemie fiskalizacji Z upływem czasu coraz więcej mówi się o pracach nad regulacjami prawnymi, które umożliwią wprowadzenie systemu fiskalizacji online. Będzie on przede wszystkim polegał na stałym, internetowym połączeniu i współpracy kas rejestrujących z serwerami Ministerstwa Finansów. Tą drogą ma się odbywać automatyczna, regularna transmisja danych, dotyczących ewidencji obrotu prowadzonych w poszczególnych przedsiębiorstwach. Jak w takim przypadku będzie wyglądała kwestia papierowych oraz elektronicznych kopii paragonów? Na finalne, szczegółowe rozwiązania prawne trzeba jeszcze poczekać. Wiadomo natomiast, że dojdzie do stopniowej wymiany dotychczasowych urządzeń rejestrujących na kasy fiskalne online, które jednak, wedle założeń, mają zachować obowiązek wystawiania papierowych paragonów dla klientów.

jak zmienić rolkę w kasie fiskalnej